ПЛАНИРОВАНИЕ — ПОКАЗАТЕЛЬ ПРОФЕССИОНАЛИЗМА ОРГАНИЗАТОРА

Если на секунду забыть про креатив, то к организаторам мероприятий обращаются еще за четкостью исполнения и безукоризненным проведением мероприятия. Надеемся, вас не удивит, что главным секретом является структура работы команды и связь внутри нее. Помогают соблюдать эти константы монтажный план и технический сценарий. О которых и расскажем ниже.

Монтажный план и его смысл

Данный план включает в себя все этапы события, расписанные до самых мелких деталей. Самый первый пункт монтажного плана отсчитывается задолго до начала официального старта мероприятия, до прибытия гостей на площадку: приезд артистов, кейтеринга, монтаж активностей и интеграция всего этого в пространстве площадки прописываются и закрепляются блоками, за которые отвечает отдельный координатор.

Зачем? Чтобы не гадать, что нужно сделать и сразу быть готовым к выпуску артистов/заряду аниматоров/выносу торта. И, даже если один из координаторов по форс-мажорным обстоятельствам выпадает из запланированного потока задач, другой координатор сразу знает, какую брешь нужно прикрыть.

Технический сценарий не только для техников

По своей структуре технический сценарий схож с монтажным планом мероприятия, только составляется он для другой «стороны баррикад» — подрядчиков. Аниматоры, звуковики, фотографы и видеографы – для них технический сценарий с таймингами станет Священным Писанием на период мероприятия.

Важно в этом плане прописывать все до мельчайших подробностей. Допустим, происходит награждение на сцене. В этот момент в графах «Звук», «Видео» и «Свет» соответствующие специалисты видят значения «Аудиодорожка «Фанфары1», «Заставка "Награждение.jpg"» и «ЗТМ + луч на номинанта» (полное затемнение освещения и подсветка номинанта отдельным лучевым прожектором).

Зачем? Ради предупреждения фривольности технических деятелей на мероприятии и для того, чтобы все ключевые моменты прошли так, как задумано. Тем не менее, координатор во время особо ответственных этапов все равно «стоит над душой» технического специалиста.

Гарантия успешного мероприятия

Да, планирование выделяет настоящего профессионала из массы дилетантов. Более того, чем подробнее планирование – тем меньше шанс «зафакапиться». Только ничего не будет работать, если коммуникация между членами команды не налажена.