ЧЕК-ЛИСТ ДЛЯ ВЫБОРА ПЛОЩАДКИ

1. Где Заказчик хочет провести свой праздник: в городе или за городом?
2. Какие есть особые пожелания по локации? Например, близость к метро или близость к работе, панорамный вид на город или расположение на красивой набережной.
3. Исходя из вводных данных делаем подборку возможных площадок и дополнительно оцениваем с точки зрения удобности подъезда для гостей на своих автомобилях, или для организованных трансферов. Узнаем есть ли парковка у площадки. На сколько мест? Какие парковки есть поблизости?

1. Вместимость зала для банкетной или фуршетной рассадки?
2. Есть ли зал для велкома?
3. Есть ли гардероб?
4. Какая свободная площадь остается для танцпола?
5. Есть ли гримерки, где, сколько, какой площади и как укомплектованы?
6. Где будет находиться режиссерский пульт?
7. Количество входов и выходов?
8. Где находятся туалеты для гостей, персонала, артистов?
9. Зона для курения?
10. Если площадка большая необходимо уточнить, есть ли у них внутренняя навигация или ее необходимо запланировать?
11. Прояснить вопрос вентиляции, отопления, кондиционирования помещений.

Расположение

Полезная площадь

1. Возможно ли продление мероприятия, на сколько часов, какие это несет дополнительные затраты?
2. Когда площадка начинает быть доступна для монтажа и репетиций?
3. Во сколько необходимо завершить демонтаж?

Свет, Звук, Видео - три важных кита практически любого мероприятия.

1. Какое оборудование есть на площадке (подробный перечень
с названиями и характеристиками)?
2. Входит ли оборудование в стоимость аренды?
3. Где находятся розетки, рубильники?
4. Мощность максимальная, возможности дополнительного энергоснабжения?
5. Есть ли wi-fi и условия его подключения?
6. Сцена. Тип, размер, прочность? Есть ли занавес?
С какой стороны расположены ступеньки?

Время

Техническая оснащенность и Сцена

1. Оцениваем интерьер, подходит ли он к концепции мероприятия?
2. Будет ли новогодний декор от площадки? Какой, не будет ли идти вразрез со стилистикой мероприятия?
3. Оцениваем мобильность помещения: можно ли передвигать
или убрать какие-то элементы интерьера, декора?
4. Может ли площадка предоставить дополнительную мебель: тумба для ведущего, столы, стулья для активностей?
5. Есть ли необходимое количество посуды на площадке?
Подходит ли она? Например, на мероприятиях с дегустациями
могут понадобиться профессиональные бокалы.

1. Есть ли своя кухня или необходим кейтеринг?
2. Можете ли Вы сами выбрать кейтеринг или площадка
работает только с определенными компаниями?
3. Есть ли кондитерская, можно ли заказать торт?
4. Возможен ли свой алкоголь, какой пробковый сбор в этом
случае и есть ли холодильники для предварительного охлаждения?
5. Если кухня своя - работают ли только по разработанному банкетному меню или можно заказать что-то другое?
6. За сколько дней до мероприятия необходимо
определиться с меню?
7. Можно ли провести фуд-тест?

Декор, мебель, посуда

Кухня

Персонал

1. Свой ли персонал у площадки?
2. Официанты, сколько их будет?
3. Есть ли бармен?
4. Гардеробщик, клининг на мероприятии?
5. Грузчики для разгрузки-погрузки реквизита?
6. Административный персонал, ответственный менеджер:
в какое время на связи? Ответственное лицо для решения
вопросов на мероприятии?

Внутренние запреты площадки

Чего на мероприятии делать нельзя? Здесь может быть что угодно: запрет на курение даже на прилегающей территории; запрет на сторонних технических специалистов; запрет на какие-то активности, например, бумажное шоу.

Стоимость

Безусловно, один из важных пунктов при выборе площадки - ее стоимость. Однако,
мы поставили этот пункт последним, так как стоимость площадки необходимо оценивать в комплексе, исходя из всех вышеперечисленных критериев.

Стоимость аренды площадки с оборудованием, сценой и своим персоналом будет выше, чем без. Но это может быть гораздо выгоднее, чем везти все самостоятельно на пустую площадку.