Координация мероприятия - стоит ли браться самому?

image427 min - Координация мероприятия - самостоятельно или профессионально?
Координация мероприятия – самостоятельно или профессионально?

Координация — то, без чего на мероприятии будет бардак. Если вы решили самостоятельно организовать событие и хотите, чтобы все прошло гладко, то стоит задуматься о поиске координатора. Или, с помощью наших советов, можете попробовать сами.

Контроль прибытия гостей и подрядчиков

Ведущий, DJ, обслуживающий персонал – всех надо встретить, все показать, рассказать о площадке и еще раз напомнить о деталях. За встречей гостей тоже нужно следить, и, если потребуется, помогать с рассадкой. Свяжитесь со всеми подрядчиками за два-три дня до мероприятия и еще раз все обговорите, а список гостей лучше уточнить ближе к самому событию.

Контроль таймингов программы и кейтеринга

Нельзя забывать про сценарий мероприятия. Повторите с ведущим весь сценарий и проследите, чтобы важные моменты были соблюдены и не обделены вниманием: например, торжественный вынос торта. То же самое касается кейтеринга: холодное, горячее, закуски – все пробуйте сами и следите за граммовкой.

Решение конфликтов и плата по счетам

Заметили, что персонал озирается по сторонам, а алкоголя подозрительно мало? Рекомендуем проводить “профилактику конфликтов”: подписывайте бутылки, чтобы их не смогли “прибрать”. И не забудьте со всеми рассчитаться – негоже быть должником.

На самом деле, координация требует опыта: легко потеряться в списке задач, особенно, если это первое событие на практике. Есть еще выход – делегировать все задачи между разными людьми. А в идеале – обратиться к тому, кто работает с мероприятиями регулярно  на профессиональном уровне.

Похожие записи

Leave a comment