7 заповедей event-менеджера

IMG 0384 - 7 заповедей event-менеджера

Профессия организатора подразумевает огромное количество точек контроля. На то он и организатор. Но есть базовые принципы и правила, соблюдение которых обеспечивает 80% успеха любого мероприятия. Мы называем их «7 заповедей».

Заповедь 1: Дедлайн – это святое.

Сотни книг рассказывают о плюсах тайм-менеджмента. Но для event-специалиста это не просто слова — это образ жизни. Есть день X и всего одна попытка, чтобы мероприятие состоялось в том виде, в котором оно должно состояться. Когда дата назначена, вы не можете накануне сказать, что вам нужна еще пара недель на доделку. Вы либо делаете хорошо сейчас, либо делаете плохо…тоже сейчас. А плохо делать не положено.

Заповедь 2: все должно быть зафиксировано в письменном виде.

Любые ваши договоренности с клиентами, подрядчиками и партнерами обязательно должны быть прописаны. Желательно в официальных документах, заверенных подписью и печатью. Ну или, на крайний случай, в почте. Если вы о чем-то договорились, но нигде это не зафиксировали, считайте, что вы ни о чем не договорились.

Заповедь 3: лучше – раньше.

Эта заповедь развивает мысль о дедлайнах и подчеркивает ее важность. Никогда не откладывайте на завтра то, что успеваете сделать сегодня. Завтра прилетит еще бесконечное количество задач, которые заставят вас отодвинуть некоторые дела на неопределенный срок. Таким образом, ко дню накануне мероприятия может накопиться немало «висяков».
Если у вас есть возможность что-то заказать, забронировать, купить, изготовить, придумать заранее – сделайте это. Потом времени может не хватить. Этот же принцип касается и самого дня мероприятия. Пусть все подрядчики приедут на час (или больше) пораньше. Лучше они спокойно попьют кофе и побубнят, что зря так рано приехали, чем будут делать все впопыхах и при гостях.

Заповедь 4: два плана лучше, чем один.

Учитывать все риски – еще одна базовая обязанность организатора. И не просто знать, а уметь их предотвращать и контролировать. Все мы хотим, чтобы была идеальная погода, всем хватало еды и гостям нравились приготовленные для них активности. Но что, если так не случится? Любой опытный организатор подтвердит, что иногда «ситуация» прилетает оттуда, откуда совсем не ждешь. Так вот лучше ждать большинство из них. Все пойдет по плану, если есть другой план.

Заповедь 5: Чек. Чек. Чек.

Обязательно проверять все блоки накануне мероприятия. Это касается и репетиций, и технических прогонов, и работы станций, и персонала, и точек питания. Нельзя лениться и надеяться, что все будет хорошо. Проверка еще никому не навредила.
Отдельно необходимо сделать акцент на видеоконтенте. Статистика показывает, что именно в этом блоке чаще всего что-то идет не так (не подходит формат, ролик прерывается, нет звуковой дорожки или просто часть видео не видно и т.д.).

Заповедь 6: только спокойствие.

Профессия event-менеджера по праву считается одной из самых стрессовых. Необходимость все контролировать, взаимодействовать с малознакомыми людьми, хорошо делать то, что ты никогда не делал и всегда ждать подвоха немного утомляет. Но при любых обстоятельствах полезно (для проекта и для здоровья) оставаться уравновешенным и трезво оценивать ситуацию. Что бы не случилось, не позволяйте эмоциям управлять вашими действиями. В противном случае вы можете испортить и проект, и отношения с клиентами, коллегами и партнерами. Да и нервные клетки восстанавливаются очень тяжело.

IMG 0892 - 7 заповедей event-менеджера

Заповедь 7: ты не один.

Организация мероприятий – это командная игра. Даже если так случилось, что общается с клиентом, ведет проект и закрывает все блоки по нему один человек, он все равно работает в команде.

Все партнеры (технические, декораторы, кейтеринг и т.д.) – это люди, которые помогают сделать ваше мероприятие лучше. С ними нужно уметь взаимодействовать и им нужно уметь доверять. Не пытайтесь делать все самостоятельно – вы не сможете.

Представители Заказчика – это тоже ваша команда. Вы вместе делаете одно мероприятие и играете на одной стороне. А если вам повезло работать целой группой организаторов, не бойтесь просить их о помощи и обращаться за советом. Один в ивенте не воин. Собирайте вокруг себя профессионалов и станьте вместе с ними силой, дарящей миру незабываемые впечатления.

Похожие записи

Leave a comment