Корпоратив на природе: важные детали

Приближается время летних корпоративных мероприятий. Они, как правило, проходят на природе: как в городе, так и за его пределами. И это предсказуемо, ведь самый теплый сезон в году идеально подходит для активного отдыха и объединения сотрудников.
Но чтобы ничто не помешало достичь целей, которые поставила перед собой компания, организовывая совместный отдых сотрудников, нужно в процессе подготовки обратить внимание на важные детали.

1. Договоренности с площадкой:

• Прежде чем бронировать площадку для мероприятия, мы рекомендуем предварительно ее посетить. Таким образом, вы будете точно знать, как до нее добраться, соответствует ли она фотографиям и описанию на сайте, где вы будете проводить активную программу, а где проводить банкет. Банкет (фуршет) можно организовать как на открытом воздухе, так и в помещении. Определитесь, что подойдет именно вам.
• Договоритесь о встрече с менеджером площадки, банкетным менеджером, техническими специалистами. Поймите, кто из них за что отвечает и еще раз проговорите, что вы хотите видеть в конечном итоге. Ведь может оказаться, что менеджер по продажам не передал ваши просьбы другим специалистам.
• В случае, если отдых предполагается с ночевкой, попросите показать номера.
• Уточните у представителей площадки будет ли кто-то еще отдыхать параллельно (или вместе) с вами.
• Уточните, огорожена ли территория площадки или возможно свободное перемещение.

2. Трансфер:

• Заранее определитесь на какое количество людей необходимы автобусы, а кто планирует ехать на личном транспорте. Количество мест в автобусе лучше рассчитывать на всех сотрудников, так как кто-то может передумать ехать самостоятельно, а кто-то решит присоединиться к вам только на обратном пути.
• Заранее проговорите место стоянки автобуса. Очень часто в городе нет мест для парковки частных автобусов, поэтому вы обязательно должны держать связь с водителем (настаивайте на получении контактов водителя, а не менеджера). В идеале за автобусы должен отвечать отдельный человек от организаторов, телефон которого заранее высылается всем сотрудникам, как контактный. В этом случае больше шансов, что все сотрудники найдут нужный транспорт.
• Подготовьте таблички с наименованием компании, которые вы разместите на лобовом стекле автобуса. Так сотрудникам будет проще его найти.
• Убедитесь, что водитель знает, куда ехать.
• Не отправляйте транспорт с точки вовремя. Практика показывает, что не менее 10% сотрудников опаздывает к назначенному времени.
• Предупредите сотрудников, что в заказном транспорте нельзя распивать алкогольные напитки и мусорить. В противном случае бюджет мероприятия может сильно вырасти за счет «хрюшек».

3. Питание

• Заранее проговорите время подачи блюд и их количество (в граммах). В идеале, перед тем, как запускать гостей, нужно посчитать количество порций. Вы могли заплатить за большее количество, чем получили.  Обязательно зафиксируйте в Договоре все выбранные блюда с граммовкой.
• Подача горячих блюд происходит не сразу. Вы можете прописать время подачи в Договоре, а потом на месте скорректировать с банкетным менеджером. В большинстве случаев, представитель площадки не препятствует изменениям, если они возможны физически.
• Предусмотрите кофе-брейк по приезду. Если у вас запланирована активная программа, он необходим. Ведь активности проводятся, как минимум, 2 часа. За время дороги и активной программы гости сильно проголодаются и могут отказаться выполнять все ваши задумки или докучать вам вопросом «А когда еда?»
• Мы не рекомендуем употреблять алкоголь до активной программы, так как это опасно для жизни.
• Заранее определите какой формат подачи блюд вам необходим. Для выездных мероприятий чаще всего самыми приемлемыми являются фуршет или барбекю. В этом случае проговорите, что все блюда должно быть удобно брать руками и носить. Суп тут не подойдет 
• Позаботьтесь о том, чтобы салфеток было достаточное количество.
• Предусмотрите большое количество воды в маленькой таре. На природе люди пьют больше, особенно во время активной программы.

4. Погода

• Если вы отдыхаете на природе, всегда есть вариант плохой погоды. На этот случай обязательно предусмотрите какое-то укрытие.
• Не лишним будет закупить дождевики для всех гостей.
• Продумайте план Б на случай дождя. Может случиться, что все активности, которые вы запланировали, подходят только для сухой погоды.
• Будьте готовы, что большое количество сотрудников в дождливый день предпочтет остаться дома.
• Хорошо, если вы заранее подумаете о горячих напитках. Лето не всегда бывает теплым.

5. Форма одежды

• Предупредите сотрудников заранее, что вы выезжаете на природу. И дайте свои рекомендации по форме одежды (зависит от запланированной программы).
• Если есть необходимость, попросите гостей захватить с собой сухую одежду, дождевики и все то, что может им пригодиться в рамках программы.

6. Безопасность

• Заранее уточните у площадки, есть ли на территории медицинский пункт.
• Не лишним будет заказать дежурную карету скорой помощи и пожарную бригаду.
• Если мероприятие проводится рядом с водоемом, обязательно закажите бригаду спасателей.

7. Техническое оснащение

• Проводя мероприятие на природе, необходимо учитывать, что музыкальное оборудование ведет себя не так, как в помещении. Звук рассеивается и многое другое. Если вы хотите, чтобы гости слышали ведущего/музыку на всей территории проведения мероприятия, обсудите с техническим подрядчиком все ваши пожелания. Он подберет наиболее оптимальный набор оборудования конкретно под вас. Не забудьте согласовать его с площадкой.

Разумеется, при подготовке к конкретному мероприятию возникает очень много дополнительных нюансов. Поэтому мы рекомендуем вам обратиться к профессиональным организаторам, которые снимут с вас большое количество проблем в подготовке, и вы сможете отдыхать вместе с коллегами.

Summary
Корпоратив на природе: важные детали
Article Name
Корпоратив на природе: важные детали
Description
В процессе подготовки нужно обратить внимание на важные детали.
Author
Publisher Name
Инженеры Слбытия
Publisher Logo

Похожие записи

Комментарии:

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *