Как ничего не упустить при подготовке мероприятия??

Организация мероприятий – это живой процесс, поэтому постоянно происходит отклонение от плана. Этого бояться не нужно. Скажу больше, ни одно мероприятие не проходит без «косяков». В моей практике и практике моих коллег не было ни одного примера «гладко прошедшего мероприятия». Мы часто шутим, что работа event-менеджера – это только исправление «косяков». И профессионализм определяется в первую очередь не тем, были косяки или нет, а тем, насколько быстро менеджер отреагировал и исправил ошибки, да ещё и так, чтобы никто не заметил. А в описании вакансий это красиво называется – «стрессоустойчивость».

Причиной тому служит то, что организация мероприятий по своей сути – это координация большого количества разнообразных поставщиков (подрядчиков), чью работу невозможно контролировать, как свою собственную. А работа этих подрядчиков связана с деятельностью их субподрядчиков, а у тех – с субсубподрядчиками и т.д. В процесс создания события включено такое количество людей (видимых и невидимых), что совершенно невозможно держать под контролем всю эту толпу.

Поэтому не нужно бояться, что у вас что-то где-то не так и не в срок. И тем более, не стоит опускать руки.

Вам нужно:

1) Всегда видеть результат,

2) Перестраховываться,

3) Иметь план Б,

4) Быть в тонусе.

Поясню.

1) Всегда видеть результат

Когда вы планируете мероприятие, а затем следуете плану, вы должны обращать внимание не на то, вписываетесь вы в график или нет, а на то, выполнен ли пункт из плана. Ваша задача совершить действие и получить результат. Если у вас на мероприятии должен быть баннер, вы должны сделать всё возможное, чтобы он был и не важно, каким образом это будет сделано. Своих помощников/ассистентов тоже необходимо настраивать именно на это. Должен быть чёткий результат перед глазами. Не обращайте внимание на препятствия. Держите в голове только картинку финала.

2) Перестраховываться

Мы никогда не говорим своим подрядчикам правильное время или даже дату мероприятия. 90% подрядчиков не укладываются в срок. Если у вас площадка должна быть готова в 18:00, то говорите подрядчикам, что вам нужно закончить все приготовления к 16:30. Если подрядчик знает время начала мероприятия (лучше бы он его не знал), придумайте любую причину, почему именно к столь раннему сроку. Технику поставить рано, потому что музыкальная группа приедет чекаться. Она же может и не приехать и вообще отпасть. Всякое бывает.

Если вам нужен баннер 10 марта, скажите, пусть привозят 9 марта. В конце концов, он может оказаться плохого качества, и вам придётся его перепечатывать.

Если не знаете, сколько времени заложить на проезд на площадку загород. Закладывайте на 1 час больше, чем это нужно. В конце концов, может колесо сдуть. Лучше пусть подрядчики поспят на площадке, чем вы поседеете, их ожидая за 5 минут до начала праздника. И т.д.

3) Всегда иметь план Б

Это правило является неотъемлемым для мероприятий на открытом воздухе. В Петербурге тем более. Дождь у нас может пойти в любой момент. И мероприятие может накрыться медным тазом. И если нет плана Б, то вы просто окажетесь беспомощны. Лучше потратиться чуть больше «на всякий случай», чем перечеркнуть весь бюджет из-за погоды. Планом Б могут быть просто дождевики, но многие про них забывают или не хотят тратить деньги на этот самый «всякий случай». Либо выбирайте площадку, где есть место укрыться от дождя. Если дождя не будет, то проведёте там какую-то активность.

Кроме того, план Б должен быть по отношению ко всем поставщикам. Вы всегда должны иметь запасного поставщика по всем пунктам сметы. Даже если подрядчики проверенные в боях. Произойти может всё, что угодно.

По всем пунктам мероприятия имейте запасной вариант. Прозвоните эти варианты, чтобы не оказалось, что у них нет, того, что вам нужно.

4) Быть в тонусе

Вы должны быть готовы к неожиданностям морально. План Б даст вам эти силы. Но вы всё равно должны быть готовы к тому, что всё будет идти не по плану, как это всегда и происходит. Ваш мозг должен быстро реагировать и принимать решения. И главное — не бояться принимать решения. Иногда они могут быть совсем не красивые в обычных условиях, но, если они решают проблему, надо их принимать.

Например, как-то на моей прошлой работе на Дне семьи, куда должны были прийти 1800 человек, в том числе и дети, менеджер от усталости не проверил биотуалеты. И оказалось, что в них нет ни туалетной бумаги, ни антибактериальной жидкости. Т.к. мероприятие должно было начаться вот-вот, а машина была только у управляющего партнёра агентства, пришлось ей ехать за туалетной бумагой, хотя это работа ассистента, но никак не одного из руководителей крупного агентства. Но важен был результат.

Так что, дерзайте!

Summary
Как правильно планировать мероприятия
Article Name
Как правильно планировать мероприятия
Description
Организация мероприятий – это живой процесс, поэтому постоянно происходит отклонение от плана. Этого бояться не нужно. Скажу больше, ни одно мероприятие не проходит без «косяков».
Author
Publisher Name
Инженеры События
Publisher Logo

Комментарии:

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *