Чек-лист в планировании мероприятия, или как ничего не забыть

Как показала моя личная практика, в крупных компаниях любят диаграмму Ганта (когда рисуются столбики сроков), но в агентствах она не сильно популярна из-за своей громоздкости и тяжести восприятия всего проекта. Интеллект-карты хороши, когда нужно предварительно что-то спланировать или держать под контролем все свои дела. Наиболее популярный в нашем агентстве функциональный способ планирования.

Но если у вас 1 или 2 недели до мероприятия и толком ничего не понятно, и вводные сыпятся, как снег, вам кажется, что мозг взорвётся, то лучший способ – это, как вы думаете, что? ПРОСТО ВСЁ ЗАПИСЫВАТЬ! И этот список впоследствии становится вашим чек-листом.

Это наилучший способ ничего не забыть. Пришла мысль в голову – проверить фамилии в макете приглашения – тут же записали.

Главное, в этом методе – перечитывать свои записи целиком несколько раз в день. Иначе смысла в них нет.

Этот способ хорош только тогда, когда у вас ОЧЕНЬ мало времени на подготовку проекта. И когда слишком много мелких дел, которые валятся и валятся, медленно погружая вас в панику.

Пример:

Как-то я была руководителем проекта под названием «День семьи» крупной международной компании. Мы делали уличное мероприятие на 1800 человек на территории завода. Я написала предложение, отвечала на десятки вопросов ещё на стадии тендера, которые приходили с периодичностью раз в два-три дня. В итоге, информация о том, что мы стали победителями тендера пришла к нам в понедельник за три недели до даты проведения, неделя потребовалась, чтобы согласовать бюджет. И в пятницу мы ударили по рукам, чтобы в понедельник начать экстренную работу по подготовке мероприятия за две недели. Вы можете себе представить, что такое Family day на 1800 человек? Это множество мастер-классов, еды, спортивных соревнований, неспортивных активностей, программа на сцене, техника, шатры, аниматоры, аквагримёры, батуты, фотозоны, ведущие и пр., пр. в огромных количествах.

Несмотря на то, что мы ударили по рукам с бюджетом, вводные всё равно менялись постоянно.

Никакого чёткого планирования быть не могло. И мне тогда помогло только то, что я вела список всего (и крупных дел и мелочей). Он состоял из более чем 300 пунктов. Но ТОЛЬКО БЛАГОДАРЯ ЭТОМУ я ничего не упустила.

Подобное «планирование» (его, правда, сложно назвать планированием) можно использовать, когда срок подготовки измеряется днями, а согласование минутами. Когда вы понимаете, что если завтра у вас не будет чего-то одного, то второго уже послезавтра точно не будет.

Но в других случаях, чек-лист – это только подспорье, но никак не основной вид планирования.

Summary
Чек-лист в планировании мероприятия
Article Name
Чек-лист в планировании мероприятия
Description
Как показала моя личная практика, в крупных компаниях любят диаграмму Ганта (когда рисуются столбики сроков), но в агентствах она не сильно популярна из-за своей громоздкости и тяжести восприятия всего проекта.
Author
Publisher Name
Инженеры События
Publisher Logo

Похожие записи

Комментарии:

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *